Lagkravet på räkenskaper
Förmyndare, gode män och förvaltare ska enligt 12 kap. 5 § föräldrabalken (1949:381) fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder. Kassaboken är det centrala verktyget för att leva upp till kravet, och överförmyndaren kan på begäran få se den.
Detta ska finnas i kassaboken
- Samtliga inkomster med datum och källa (pension, bidrag, hyresintäkter m.m.)
- Samtliga utgifter med datum, mottagare och ändamål
- Kontosaldon vid periodens slut
- Noteringar om väsentliga åtgärder
Rutiner i vardagen
- Registrera direkt: skjut inte upp bokföringen av transaktioner
- Behåll kvitton och verifikationer: utan underlag blir utgifterna svåra att styrka vid granskningen. Original som du skickat in till överförmyndaren ska lämnas tillbaka till dig när granskningen är klar
- Separera ekonomierna: huvudmannens medel får aldrig blandas med dina egna, och tillgångarna i olika ställföreträdarskap får inte blandas samman (12 kap. 6 § FB)
- Egna konton per uppdrag: använd separata bankkonton för varje uppdrag
Verktyg
Oftast räcker ett kalkylblad. GodmanKoll erbjuder stöd för att registrera och följa upp transaktioner, och en del kommuners överförmyndare tillhandahåller mallar.
Från kassabok till årsräkning
Utan en ordentligt förd kassabok går det inte att upprätta årsräkningen. Beviljar överförmyndaren förenklad redovisning (exempelvis genom hänvisning till bankens kontoutdrag) kan kraven på kassabok bli lägre, men det förutsätter ett formellt beslut (14 kap. 19 § FB).